Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità
Definizioni
Whistleblower in inglese significa “soffiatore di fischietto”: il termine è una metafora del ruolo di arbitro o di poliziotto assunto da chi richiama e richiede l’attenzione su attività non consentite, ovvero illegali, affinché vengano fermate. Il “whistleblower” (segnalatore o segnalante, in italiano) è quindi una persona che lavora in un'azienda (pubblica o privata) che decide di segnalare un illecito, una frode o un pericolo che ha rilevato durante la sua attività lavorativa (o, nel caso di un cliente, nel corso della sua esperienza di cliente di un’azienda).
La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto con cui le aziende si impegnano a mantenere un clima aziendale trasparente e un’elevata etica lavorativa, anche al fine di rafforzare la fiducia dei clienti e del pubblico. Il servizio “whistleblowing” fornisce sia a dipendenti che a soggetti esterni all’azienda la possibilità di segnalare sospetti di condotte illecite, vale a dire qualunque fatto che non sia in linea con i valori e le politiche della Società.
Il whistleblowing è la procedura volta ad incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il whistleblower.
La Società garantisce che non potranno esserci atti ritorsivi nei confronti del segnalante in buona fede.
1. FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO
La presente procedura si applica a Corneliani e globalmente a tutti i suoi dipendenti a tempo pieno e a tempo parziale, a tutti i collaboratori temporanei e alle altre persone e aziende che agiscono in nome e per conto di Corneliani S.p.A., ovunque nel mondo (nel prosieguo identificate come “forza lavoro”).
Questa procedura si applica in tutti i Paesi ove Corneliani opera, nel rispetto delle normative locali.
Il Codice e il Modello 231, indicano le modalità secondo cui effettuare le Segnalazioni.
Corneliani intende salvaguardare l’anonimato del Segnalante, ove possibile, tutelando chi, in buona fede, segnala una violazione al Codice.
La presente procedura è stata elaborata sulla base delle best practice internazionali, nonché redatta ed attuata in conformità alle diverse prescrizioni di legge ed ai regolamenti che Corneliani è tenuta a rispettare in materia (la Legge italiana n. 179 del 15 novembre 2017 in materia di Whistleblowing, i requisiti della normativa sulla protezione dei dati personali e il D. Lgs. 231/2001 in tema di responsabilità da reato degli enti).
Questo documento annulla e sostituisce tutte le eventuali precedenti procedure emesse in materia e ha validità immediata.
2. SCOPO E FINALITA’ DEL DOCUMENTO
Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.
3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, rilevati durante l’attività lavorativa (o, nel caso di un cliente, nel corso della sua esperienza di cliente di un’azienda).
Il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza dell’Ufficio Risorse Umane.
4. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, recapitate tramite le modalità previste dal presente documento, verranno prese in considerazione alla stregua delle altre segnalazioni per ulteriori verifiche, solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
5. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE
Corneliani mette a disposizione dei propri dipendenti e dei propri collaboratori un applicativo software accessibile attraverso la rete Internet. L’applicativo software garantisce assoluta riservatezza e crittografia dei dati del segnalante e della segnalazione, in quanto accessibile esclusivamente dal soggetto ricevente
6. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze esposte nella segnalazione sono affidate al Responsabile del Whistleblowing (nella figura dell’Organismo di Vigilanza costituito ai sensi del D.Lgs. 231/01) che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna.
A tal fine, il Responsabile del Whistleblowing può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni all’Ente/Azienda.
7. FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER
A) Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.
Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:
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vi sia il consenso espresso del segnalante;
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la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.
